3 greșeli când alegi între: Wedding Planner, Maestru Ceremonii, Coordonator Eveniment,
Event Planner, Event Manager, Staroste sau Vornic.
Cine face ce și de cine aveți cu adevărat nevoie?
Una dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primesc de la miri este:
„Care este diferența dintre Wedding Planner, Maestru de Ceremonii, Coordonator de Nuntă, Event Planner, Event Manager sau MC? Nu fac toți același lucru?”
Și sincer?
Înțeleg perfect confuzia.
În ultimii ani au apărut tot mai multe denumiri, multe împrumutate din engleză, multe folosite greșit și foarte multe înțelese doar pe jumătate.
Mai mult decât atât, am văzut nunți în care mirii au investit zeci de mii de euro în locație, decor, formație, fotografie și video, dar au făcut o singură greșeală: au presupus că cineva coordonează evenimentul, când de fapt nimeni nu avea această responsabilitate.
Iar de aici au început problemele.
Pentru a înțelege diferențele dintre aceste roluri, trebuie să ne întoarcem puțin în timp.
Cum se organizau nunțile în Transilvania acum 200 de ani?
Contrar imaginii romantice pe care o avem astăzi despre nunțile tradiționale, realitatea era mult mai practică.
Părinții nu petreceau liniștiți până dimineața.
Mamele nu stăteau la povești cu invitații.
Socăcițele erau în bucătărie.
Bărbații din familie rezolvau logistica.
Vecinii ajutau.
Rudele munceau.
Iar adevărata petrecere a celor implicați începea după ce nunta se termina, uneori chiar în a treia zi.
O nuntă era un proiect al întregii comunități.
În acest context apărea o figură extrem de importantă: Starostele sau Vornicul.
Starostele – primul organizator de evenimente din sat
În literatura etnografică românească, Starostele apare constant ca omul care știa rânduiala.
El știa:
- cine vine;
- cine pleacă;
- când începe fiecare moment;
- cine trebuie anunțat;
- cine trebuie pregătit;
- cum se rezolvă conflictele;
- cum se gestionează situațiile neprevăzute.
Era prezentator. / Era organizator. / Era mediator. / Era lider ceremonial.
În multe sate era aceeași persoană care se ocupa și de alte evenimente importante ale comunității. Studiile arată că acesta organiza jocul în sat, mersul la colindat, el cunoștea toate obiceiurile, tradițiile si ”rânduiala” pentru fiecare eveniment din viața satului.
Sunt studii etnofolclorice care atestă rolul Starostelui fiind vechi de sute de ani!
Privit prin ochii zilelor noastre, Starostele era simultan:
- Wedding Planner;
- Coordonator;
- Maestru de Ceremonii;
- Consultant pentru familie.
Cu toate acestea, in zilele noastre, Starostele încă este prezent si căutat, mai ales in orașele mai mici si sunt multi colegi, care păstrează vii tradițiile si obiceiurile de alta dată!
Cu siguranță, Starostele modern are si el telefoane, trei grupuri de WhatsApp și un Excel cu furnizorii.
S-au schimbat instrumentele.
Problema a rămas aceeași.
Cineva are grijă ca totul să funcționeze!
Cum a apărut Wedding Planner-ul?
Termenul Wedding Planner vine din Statele Unite și începe să se dezvolte puternic în anii ’80 și ’90.
Motivul este simplu.
Nunțile au devenit mai complexe.
Au apărut zeci de furnizori specializați.
Au apărut bugete mai mari.
Au apărut așteptări mai mari.
Și a apărut nevoia unei persoane care să coordoneze toate aceste elemente.
În mod ironic, americanii au inventat Wedding Planner-ul exact din aceeași nevoie pe care noi Romanii am identificat-o în rolul tradițional al Starostelui ”Consultantă, Organizare si Coordonare”
Wedding Planner sau Event Planner?
Aici există o altă confuzie.
Din punct de vedere profesional, Wedding Planner-ul este un Event Planner specializat în nunți.
Orice Wedding Planner este și Event Planner.
Dar nu orice Event Planner este și Wedding Planner.
Diferența nu stă în organizare.
Diferența stă în oameni.
La un eveniment corporate discutăm despre logistică.
La o nuntă discutăm despre emoții.
La un eveniment de business discutăm despre obiective.
La o nuntă discutăm despre povești de viață.
La o conferință deciziile sunt raționale.
La o nuntă sunt aproape întotdeauna emoționale.
Tocmai de aceea un Wedding Planner are nevoie de ceva în plus.
Nu doar experiență organizatorică.
Ci capacitatea de a înțelege oamenii.
Ce face un Wedding Planner?
Pe scurt, Wedding Planner-ul construiește nunta.
El poate:
- construi bugetul;
- recomanda furnizori;
- negocia oferte;
- crea programul;
- planifica logistica;
- identifica riscurile;
- găsi soluții.
Practic, este arhitectul evenimentului.
Problema este că un plan excelent nu garantează automat o nuntă excelentă.
Pentru că între plan și realitate există ziua evenimentului.
Iar aici apare coordonarea.
Ce face un Coordonator Eveniment?
Dacă Wedding Planner-ul construiește planul, Coordonator Eveniment îl pune în practică.
În ziua nunții el urmărește:
- programul;
- furnizorii;
- timpii;
- momentele importante;
- situațiile neprevăzute.
Este una dintre cele mai importante persoane din eveniment și, paradoxal, una dintre cele mai puțin observate de invitați.
Pentru că atunci când își face treaba bine, nimeni nu îl observă.
Totul pare să curgă firesc.
Cea mai mare greșeală pe care o văd la miri
Din experiența mea, cea mai costisitoare greșeală nu este alegerea greșită a formației.
Nu este alegerea greșită a fotografului.
Nu este nici măcar alegerea greșită a locației.
Cea mai mare greșeală este să crezi că DJ-ul sau MC-ul vor coordona automat nunta.
Pentru că acestea sunt două roluri complet diferite.
DJ-ul coordonează muzica.
MC-ul coordonează comunicarea.
Coordonator Eveniment coordonează evenimentul.
Sunt trei lucruri diferite.
Un MC fără coordonare este ca un prezentator fără regizor!
Un MC poate avea energie.
Poate avea carismă.
Poate vorbi impecabil.
Poate crea atmosferă.
Dar dacă fotograful nu este pregătit, dacă tortul nu este gata, dacă restaurantul întârzie sau dacă mirii lipsesc din sală, nici cel mai bun discurs nu poate rezolva situația.
Un MC poate anunța un moment.
Coordonarea este cea care face momentul posibil.
Din acest motiv, în opinia mea, un MC funcționează excelent atunci când există deja cineva care coordonează evenimentul.
Poate fi Wedding Planner-ul.
Poate fi Coordonatorul.
Poate fi Maestrul de Ceremonii.
Dar cineva trebuie să aibă imaginea de ansamblu.
Maestru de Ceremonii – de ce este diferit?
Aici apare diferența cea mai importantă.
În spațiul românesc, termenul de Maestru de Ceremonii a apărut cu mult înainte de noțiunea de Wedding Planner să devină populară. Într-un fel, el reprezintă continuarea firească a rolului de Staroste, adaptată nunților moderne. Dacă Starostele cunoștea rânduiala satului și conducea ceremonialul, Maestrul de Ceremonii cunoaște dinamica evenimentului modern și coordonează zeci de furnizori, sute de invitați și momente complexe.
El păstrează rolul tradițional de lider al ceremoniei, dar îl completează cu organizare, coordonare și management al evenimentului. Poeziile și strigăturile de altădată sunt înlocuite astăzi de prezentări personalizate, discursuri construite pentru fiecare cuplu și intervenții adaptate atmosferei din sală.
Mai mult decât atât, coordonarea profesionistă devine parte integrantă a rolului său. Pentru că un moment bine prezentat nu valorează mare lucru dacă nu este pregătit, sincronizat și susținut de întreaga echipă de furnizori.
Din acest motiv, un Maestru de Ceremonii modern nu este doar vocea evenimentului. De multe ori el devine persoana care leagă toate piesele puzzle-ului: mirii, invitații, restaurantul, fotograful, videograful, formația și ceilalți furnizori.
El participă la construcția experienței.
Înțelege mirii.
Înțelege programul.
Înțelege furnizorii.
Înțelege emoțiile și ritmul evenimentului.
În multe cazuri, un Maestru de Ceremonii experimentat preia natural o parte din atribuțiile Wedding Planner-ului și ale Coordonatorului.
Nu în sensul administrativ al contractelor și ofertelor.
Ci în sensul înțelegerii complete a evenimentului, al consultanței și al recomandărilor
De aceea știe:
- când trebuie accelerat programul;
- când trebuie făcută o pauză;
- când trebuie schimbată ordinea unui moment;
- când trebuie adaptat discursul;
- când trebuie protejată emoția unui moment important.
Aici apare diferența dintre un simplu MC și un Maestru de Ceremonii.
Primul vorbește.
Al doilea conduce experiența.
Confuzia numărul doi: Event Managerul restaurantului
O altă confuzie pe care o întâlnesc foarte des este aceasta:
„Nu avem nevoie de coordonator. Restaurantul are Event Manager.”
În realitate, Event Managerul restaurantului nu coordonează nunta.
Coordonează restaurantul.
Și este o diferență uriașă.
Rolul său este să se asigure că:
- bucătăria funcționează;
- ospătarii își fac treaba;
- băuturile ajung la mese;
- invitații sunt serviți;
- locația funcționează corespunzător.
Aceste responsabilități sunt extrem de importante.
Dar sunt diferite de coordonarea evenimentului.
Managerul restaurantului coordonează restaurantul.
Coordonatorul coordonează nunta.
Iar cele două roluri trebuie să colaboreze permanent.
Cine conduce efectiv nunta?
Fotograful urmărește fotografiile.
Videograful urmărește filmarea.
DJ-ul urmărește muzica.
Restaurantul urmărește servirea.
Dar cine urmărește nunta?
Aceasta este întrebarea pe care orice cuplu ar trebui să și-o pună înainte de a lua o decizie.
Formula care funcționează cel mai bine
Din experiența mea, cele mai reușite nunți au întotdeauna o persoană care deține imaginea de ansamblu.
Poate fi:
- Wedding Planner-ul care coordonează și ziua nunții; si un MC- entertainer, recomandat mai ales pentru evenimentele complexe / grandioase, cu multi furnizori si un buget pe masura
- mirii s-au ocupat de organizare dar au un Coordonator dedicat și un MC care poate fi si DJ sau din partea formației, recomandat pentru evenimente mici
- un Maestru de Ceremonii implicat încă din perioada de planning., care preia rolul de coordonator si prezentator, recomandat pentru evenimente de o complexitate medie.
Important este să existe cineva care cunoaște povestea voastră, programul, furnizorii și obiectivele zilei, pentru că de cele mai multe ori rolurile se intersectează indiferent de terminologie.
Pentru că oricât de bun ar fi planul, cineva trebuie să îl transforme în realitate.
Iar de cele mai multe ori, exact această persoană face diferența dintre o nuntă care doar se întâmplă și o nuntă care curge firesc, natural și fără stres.
